Echt continu verbeteren met je hele organisatie, zonder training, ingewikkelde planningtools en dure consultants. Het kan. Dankzij een doodeenvoudige techniek die al te vaak over het hoofd gezien wordt (of helemaal verkeerd wordt uitgevoerd).

De techniek heeft vele namen, maar mijn voorkeur gaat uit naar de naam die het in Japan heeft gekregen: Asaichi, oftewel “vroegmarkt”. Wie al eens op een vroegmarkt heeft rondgelopen weet dat het er daar snel, eenvoudig en helder aan toe gaat: kopers bekijken het aanbod, beslissen wat ze willen betalen, laden de gekochte groenten en fruit in. En vervolgens vertrekken ze met de buit zodat hun zaak op tijd klaar is voor de eerste klanten.

Wat betekent dat nu voor een bedrijfsomgeving? Je brengt je (relevante) direct reports aan het begin van de dag maximaal 10 minuten samen en stelt 5 vragen:

1. Hebben we voor mekaar gekregen wat we gisteren wilden bereiken?
2. Indien niet, wie bekijkt waarom?
3. Wat willen we vandaag bereiken?
4. Staat er iets in de weg?
5. Indien er wat in de weg staat, wie pakt het op om te voorkomen dat het gebeurt?
   
   

Er vindt absoluut géén inhoudelijke discussie plaats tijdens die Asaichi: er worden verantwoordelijken aangewezen die doen wat moet om problemen uit de weg te ruimen of te voorkomen.

Het lijkt simpel. En mensen die vertrouwd zijn met de Agile strategie roepen nu waarschijnlijk: dat doen we al, dat heet een stand-up meeting!

Toch is het frappant hoeveel fouten gemaakt worden tegen de basisprincipes:

1. Er wordt inhoudelijk gepraat waardoor meetings ver uitlopen.
2. De communicatie komt vanuit 1 richting, meestal de manager. Het stimuleert je werknemers dus niet om mee te denken.
3. Iedereen geeft een update over wat hij/zij gedaan heeft. Oersaai en irrelevant voor rest van het team.
   
   

Net zo vaak wordt het idee weggewimpeld door verkeerde veronderstellingen:

1. “Dat past niet bij ons bedrijf of functie”. Die redenering impliceert dat jouw team nooit problemen tegen komt in hun job. Dat lijkt me erg onwaarschijnlijk.
2. “Het is te tijdrovend”. Bekijk het even zo: 10 minuten per dag = 50 minuten per week. Zet dat eens af tegen de tijd die je dagelijks spendeert aan het oplossen van problemen.
3. “Dit is toch niet continu verbeteren?” Dat is het net wél: je pakt dag na dag je problemen structureel aan. En bouwt een breed gedragen agenda voor eventuele innovatie. 
4. “Ik wil geen micro-manager worden”. Dat mag je inderdaad niet worden. De 2 rollen die je heel bewust moet aannemen zijn: die van facilitator voor het oplossen van problemen binnen je team enerzijds en anderzijds die van “servant leader”, die obstakels voor je team opruimt.
5. “1x per week is toch ook wel genoeg?”. Dat is absoluut niet genoeg: wil je je (interne) klant een week laten wachten? Weet jij op maandagochtend nog wel in detail wat er de maandag ervoor is misgegaan? Hoeveel uren spendeerden je teamleden intussen aan het zoeken van oplossingen die al bekend zijn? Heb je uren moeten spenderen om iets recht te trekken wat een teamlid verkeerd had begrepen?

Wil je meer weten over slim en pragmatisch verbeteren? Neem contact met ons op! We laten je heel graag kennismaken met onze werkwijze.