Het Kanban principe is een belangrijk onderdeel van de Agile toolbox dat is overgenomen uit de Kaizen cultuur die in de jaren ’50 in Japanse productie omgevingen werd geïntroduceerd.

Over Agile, Kaizen en Kanban zelf gaan we het hier niet hebben. Je vindt online probleemloos alles wat je moet weten. We gaan het wél hebben over de basisprincipes die je moet bewaken als je tastbare resultaten wil halen uit Kanban.

Kanban is er voor degene die ná je komt

Het originele principe van Kanban is dat de verantwoordelijke voor de bevoorrading op tijd ziet dat onderdelen aan de productielijn aangevuld moeten worden om te vermijden dat die stilvalt. In Agile projecten is dat net zo, maar wordt dat wel eens vergeten: je doel is dus NIET om aan het einde van de sprint alle op te leveren taken in het emmertje “Done” (= het rek met afgewerkte taken) te krijgen. Je doel is om continu dat rek met afgewerkte taken aan te vullen, zodat het team dat na je komt ze direct kan opnemen. En dus moet je ook bewaken dat je steeds genoeg “work in progress” hebt lopen om je rek met afgewerkte taken op peil te houden. Anders valt de productielijn immers stil, omdat het team na jou moet wachten.

Het gaat niet om het aantal taken, wel om de tijd per taak

Beeld je in dat je aan een productielijn staat. Op jouw werkpost moet je een onderdeel monteren waar je 10 minuten werk aan hebt. Het volgende onderdeel dat je kant op komt vraagt een half uur montage. Je krijgt dan als het ware een accordeonfile in je productieproces, want iedereen na jou moeten wachten. In productie- en logistieke processen wordt zo’n onbalans zo veel mogelijk afgevlakt. Maar in Agile projecten zie je nog te vaak dat er op het rek van afgewerkte taken outputs terechtkomen die enorm verschillen in workload – hetzij voor het uitvoerende team, hetzij voor het team erna. Als Agile projectmanager moet je er dus naar streven de taken in kleine stukjes te hakken zodat ze allemaal ongeveer evenveel tijd in beslag nemen (maar natuurlijk wel nog bruikbaar voor de volgende op de lijn). Alleen zo maak je optimaal gebruik van je beschikbare capaciteit.

Standaardiseer

Voor de laatste keer terug naar de productielijn. Beeld je in dat je bij de eerste wagen die op de band voorbijkomt een motor moet monteren. Op de volgende wagen de remmen en bij de 3^e wagen die voorbijkomt de stoelen. Zelfs als die taken even lang duren, je haalt nooit dezelfde productiviteit als wanneer je je focust op één taak: de motor monteren bijvoorbeeld. Of de stoelen. Je hoeft alleen bij de eerste wagen op de band even na te denken hoe je het aanpakt. De rest gaat vanzelf. Dat geldt ook voor Agile projecten: specialisatie en standaardisatie loont. Wil dat zeggen dat je mensen voor eeuwig in dezelfde job moet vastpinnen? Natuurlijk niet. Regelmatige jobrotatie is belangrijk… te veel is nooit goed.

Wil je meer weten over slim en pragmatisch verbeteren? Neem contact met ons op! We vertellen je graag over onze werkwijze.