Ken je die strak georganiseerde werkplekken, ontworpen om iedere seconde te benutten, maar onverwacht inefficiënt blijken? Wat als medewerkers regelmatig afstanden moeten afleggen voor een eenvoudige taak, essentiële hulpmiddelen ontbreken of medewerker gebruikt een eigen werkwijze die elders in het proces verspilling veroorzaakt? Dergelijke schijnbare optimalisaties kunnen meer tijd kosten dan ze besparen.

Deze situaties kunnen ontstaan doordat werkplekken lang geleden zijn ingericht en niet mee zijn veranderd met de organisatie, overdracht onvoldoende is geweest of als aspecten onderbelicht zijn gebleven. Dit leidt tot inefficiënties die kostbare tijd verspillen en frustratie opwekken bij medewerkers.

Hoe voorkom en adresseer je dergelijke verspilling? Enkele praktische suggesties:
1. Gemba-walks: Loop regelmatig door je organisatie met focus op specifieke thema’s zoals bijvoorbeeld veiligheid, werkplezier of efficiency. Dit geeft focus en inzicht in mogelijke verbeteringen. Wissel de thema’s continu af.

2. Betrek je medewerkers: Vraag je team naar de grootste obstakels in hun werk. De antwoorden geven direct mogelijkheden tot verbeteringen.

3. Integreer in dagstart: dagelijks kort bespreken; waar staan we, wat gaat er goed, wat kan beter en hoe gaan we dat bereiken.

4. Feedback en actieplannen: Zorg ervoor dat suggesties van medewerkers worden vertaald naar concrete plannen met duidelijke deadlines en verantwoordelijkheden. Geef daarbij feedback over de voortgang op open acties.

5. Analytische tools: Gebruik process flow analyses of failure mode and effect analysis (FMEA) om samen met medewerkers dieper in te gaan op de processen en potentiële risico’s om zo inefficiënties te identificeren. Review met regelmaat, want het werk en de omgeving blijven veranderen.

Bij regelmatig herhalen van deze stappen, help het verspilling tegen te gaan, maar voorkomt het ook de vorming van inefficiënties als het werk of de omgeving verandert. De aanpak maakt je team sterker, efficiënter, maar zorgt tevens voor meer samenwerking, veranderingsbereidheid en actief meedenken van medewerkers. Dit kan belangrijk zijn in een continu veranderende wereld.

Interesse om hierover te sparren? Wij staan klaar om samen met jou door je operatie te lopen en praktische tips te delen die je direct kunt toepassen.