In een wereld die steeds sneller aan het veranderen is ten gevolge van technologische vooruitgang, globalisering, een overvloed aan beschikbare informatie en verandering in wensen en verwachtingen van individuele consumenten en werknemers, staan organisaties en wij als professionals voor de uitdaging om ons aan te passen aan die omgeving.

Het vermogen om te navigeren tussen de voorspelbaarheid en adaptiviteit is doorslaggevend om als organisatie te overleven of om die zelfs te laten groeien. We kennen allen meerdere voorbeelden van organisaties welke nog niet zo lang geleden gevestigde namen waren, maar nu zwaar zijn gekrompen of zelfs teloor zijn gegaan; voorbeelden van dergelijke organisaties zijn er vele zoals Kodak, Nokia, Blockbuster en V&D om maar een paar te noemen.

Terwijl methodologieën als Agile hun weg hebben gevonden in vele sectoren, zien we dat de traditionele productie en logistieke markt vaak nog gebruik maakt van meer traditionele projectmanagement methodieken. Methodieken welke zich kenmerken door lange tijdlijnen, vaste scope-bepaling, een rigide en top-down projectstructuur en een drang om alles vast te leggen en te beschrijven. Uiteraard krijgen projecten daarmee een bepaalde voorspelbaarheid in uitkomst, maar zijn deze traditionele methodieken nauwelijks adaptief te noemen.

Bij één van mijn voormalige opdrachtgevers zag ik een duidelijk voorbeeld van zo’n spanningsveld naar voren komen; een organisatie met een eigen vaste rigide distributiestructuur, maar tegelijkertijd ook een wens om de organisatie en processen snel aan te passen aan een veranderende markt; het is immers zo dat de dag van vandaag er heel anders uit kan zien dan die van morgen en dus ook wellicht vandaag een andere aanpak vergt dan de aanpak van morgen.

Een manier waarop we dit hebben proberen te doorbreken in deze opdracht was het introduceren van kleine flexibele pilots, oftewel het doen van een kleine real-time aanpassing in de markt met een beperkte scope en doelgebied en op basis daarvan te experimenteren met oorzaak en gevolg. Aan de hand van uitkomsten van de pilots kon worden doorontwikkeld naar een bredere en grotere scope. Klein experimenteren, en steeds groter uitrollen.

Ik ben benieuwd hoe er binnen mijn netwerk wordt omgegaan met dit spanningsveld tussen traditioneel projectmanagement en adaptiviteit; hoe maken jullie de organisatie van je werkgever of opdrachtgever, haar in gebruik zijnde processen en systemen flexibel en adaptief en voorkomen jullie dat ze “too little and too late” zijn?