Hoe voorkom je dat projecten mislukken?

Deel 1: Duidelijke doelen en slimme voorbereiding in (logistieke) projecten

Vaak horen we dat projecten niet volgens plan verlopen. Vertragingen, budgetoverschrijdingen of een eindresultaat dat niet aan de verwachtingen voldoet zijn veelvoorkomende uitdagingen. Denk aan de Noord-Zuidlijn in Amsterdam, het C2000-project van de politie en de Betuwelijn.

Waarom is het een uitdaging projecten volledig naar verwachting af te ronden?

Duidelijke projectomschrijving

Een cruciale stap voor succes is het helder definiëren van de doelen en waarom het project belangrijk is. Gebruik hulpmiddelen zoals een project charter of een opdrachtomschrijving. Benoem gedetailleerd wat je wilt bereiken, inclusief kosten en deadlines. Spreek ook af hoe je de opdrachtgever betrokken houdt en hoe het project eventueel bijgestuurd wordt.

Laten we dit eens concreet maken. Stel, je wilt eind juni 2024 naar de Start-up World Championship in Istanbul. Vooraf moet je beslissen hoeveel tijd en geld je hieraan wilt besteden en welk vervoermiddel je kiest. Ga je vliegen of met de trein? Wil je zeilen of roeien? Reis je met de auto of ga je te voet (in laatste geval moet je nu al haast maken om te vertrekken)? Het project om in Istanbul te raken vraagt dus van tevoren veel voorbereiding om uiteindelijk het doel – de Start-up World Championship – te bereiken.

Goede voorbereiding is het halve werk

Dit geldt voor elk project. Goede afwegingen, budgetplanning, onderzoek naar oplossingen en het opstellen van een tijdlijn zijn cruciaal. Een goede voorbereiding is het halve werk voor het uiteindelijke succes.

Als (interim) opdrachtnemer definieer je zelf de kaders als die niet helder zijn. Zorg voor duidelijkheid over doelen en randvoorwaarden in nauw overleg met de opdrachtgever. Hoewel het tijd kost, wordt die tijd dubbel ingehaald tijdens het project, omdat er geen onduidelijkheid bestaat over de doelstellingen en randvoorwaarden.

Bij Correct Solutions is onze werkwijze dat we altijd bij het starten van een project of opdracht eerst heel helder de doelen vastleggen. Dit helpt om een scherp en gedetailleerd beeld te krijgen van de verwachtingen van de klant.